IRPF e IVA para autónomos.

Gastos deducibles en IRPF desde el 1 de Enero de 2015 con las actualizaciones producidas desde 1 de Enero de 2018 más, tanto en Estimación directa simplificada como normal

Índice:

  • Requisitos para que un gasto sea deducible:
  • Vinculados a la Actividad,
  • justificados y contabilizados.

Relación de gastos deducibles en el IRPF.

  • Consumos de Explotación.
  • Seguridad Social a cargo empresa
  • Sueldos y Salarios y otros gastos de personal.
  • Arrendamientos, cánones, reparación y conservación.
  • Servicio profesionales independientes y otros servicios exteriores.
  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
  • Otros gastos deducibles.
  • Provisiones fiscalmente deducibles (solo para estimación directa normal.

Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, dietas, vestuario.

  1. Requisitos para que un gasto sea deducible
  • Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo y/o afectos a la misma, pero no solo hay que decirlo si no que tenemos que demostrarlo. Como entenderéis, es difícil demostrar que Netflix o Imagenio están afectos a la actividad…
  • Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos.
  • Para que los recibos sean válidos, debe aparecer el nombre del autónomo (por ejemplo, cuando pagáis una comida y nos dais el ticket), por lo que os recomendamos que hagáis el pago a través de medios electrónicos (con tarjeta)
  • Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.
〈Pero insistimos el medio de prueba más fiable para hacienda es FACTURA〉.
  1. Relación de gastos deducibles en el IRPF
  • Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares combustibles, envases, embalajes y material de oficina.
  • Seguridad Social a cargo de la empresa: En esto se incluyen las cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las que corresponden al empresario autónomo. Con la reforma fiscal, en cuanto respecta a las aportaciones a mutualidades de previsión social, podrá deducirse el 50% de la aportación por contingencias
  • Sueldos y salarios y otros gastos de personal: El pago a los trabajadores en concepto de sueldos, dietas, pagas extraordinarias y asignaciones para gastos de viajes, así como retribuciones en especie, premios e indemnizaciones serán gastos deducibles. También serán deducibles los gastos de formación, los seguros de accidentes del personal, los obsequios y contribuciones a planes de pensiones.
  • Arrendamientos, cánones, reparación y conservación: alquileres, cánones, asistencia técnica, leasing (que no sean terrenos, solares u otros activos no amortizables). Gastos de mantenimientos, repuestos cuando no sean una ampliación o mejora que se que consideran inversiones amortizables en varios años.
  • Servicios de profesionales independientes y otros servicios exteriores: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.  También son deducibles gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, suministros de agua, telefonía, luz de demás gastos de oficina
  • Tributos fiscalmente deducibles: impuesto de bienes inmuebles (IBI), Impuesto de Actividades Económicas (IAE) otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda. El IVA será deducible en las actividades Exentas porque no se presentan declaraciones trimestrales y no se deducen como cuotas soportadas.
  • Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.
  • En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente  de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
Grupo Descripción Coeficiente máximo Periodo máximo (años)
1 Edificios y Otras construcciones 3 % 68
2 Instalaciones, mobiliario, enseres y resto del inmovilizado material 10 % 20
3 Maquinaria 12 % 18
4 Elementos de transporte 16 % 14
5 Equipos para tratamiento de la información y sistemas y programas informáticos 26 % 10
6 Utiles y herramientas 30 % 8
7 Ganado vacuno, porcino, ovino y caprino 16 % 14
8 Ganado equino y frutales no cítricos 8 % 25
9 Frutales cítricos y viñedos 4 % 50
10 Olivar 2 % 100
  • Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.
  • Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros, etc.); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
  • Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 18 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
  • Gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
  • Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
  1. Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, vestuario

Hay una serie de partidas de gasto muy habituales y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad.

En concreto son los siguientes gastos deducibles:

  • Local u oficina, en alquiler o en vivienda propia
  • Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro
  • Teléfono móvil
  • Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis
  • Gastos de vestuario

Debemos tener en cuenta que hacienda nos tiene que decir por qué no son deducibles y nosotros aportar el medio de prueba de que si lo son.

  1. Local u oficina específico para la actividad: no presentan problemas siempre que hacienda tenga constancia. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.
  2. Local u oficina en una vivienda: al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. A partir de 2018 se podrá deducir el 30% de los gastos de suministros, lo que significa que si tenemos un 20%, 25% o 30% (que es lo más habitual) afecto a la actividad, de dicho porcentaje aplicaremos el 30% de los gastos, es decir, si tenemos 100€ en gastos y nuestra vivienda está afecta a nuestra actividad en un 25% son 25€ y de esos 25€ nos dejan deducir el 30% son 7,5%. Evidentemente, esto no es lo que en un principio todos pensábamos, “que bien, un 30!!, “no el 30% de la afectación”.
     [Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.] Aunque para poder desgravarse el alquiler hay un requisito adicional y es que el propietario nos haga un contrato con IVA por el total de la vivienda o al menos uno separado  por el alquiler del % afectado. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA y Retención de IRPF.
  1. Teléfono móvil: si sólo tienes una línea de móvil, Hacienda te permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas relacionadas con tu vida personal.
〈Aplica el porcentaje real y no te compliques la vida〉
  1. Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …): a efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.
  2. Gastos de viajes y representación: podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas), aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional.
  3. Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo desde 2018 se han establecido dos requisitos: que sea en días hábiles y que esté pagada con un medio electrónico (el Titular debe ser el autónomo).
  • Gastos de vestuario: sólo se admite el gasto en vestuario profesional como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles: Multas  y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda. Donativos y liberalidades. Pérdidas del juego. Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales. IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.

Gastos Deducibles en el IVA

Índice:

  1. Requisitos para que un gasto sea deducible en IVA.
  • Vinculados a la actividad.
  • Convenientemente justificados.

Vinculados que sea necesario para el desarrollo de la Actividad.

No se puede deducir el IVA de un ticket sino de una factura formalizada con los datos de emisor y receptor, a no ser que sea una factura simplificada, según la normativa de facturación.

Las facturas recibidas deben estar debidamente contabilizadas en el libro de registro de manera que cuadre con el impuesto que se declara en ese mismo período.

  1. Además de los requisitos anteriormente mencionados, es importante remarcar tres puntos más:
  • Plazo máximo para deducir un IVA cuatro años desde su emisión.
  • el IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.
  • Si realizas dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, debes aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que te puedes deducir.
  • Gastos deducibles en el IVA

A continuación analizamos los gastos más frecuentes de los autónomos y su repercusión para el IVA:

  •  Consumos de explotación: Cumpliendo los requisitos anteriores es plenamente deducibles así como actividades accesorias, como el transportista que cobra el transporte de los mismos.
  • Arrendamientos y cánones: es un tipo de gasto muy frecuente. Si se trata de alquileres sujetos a IVA, éste será deducible. Si el gasto va en proporción el IVA también será proporcional.
  • Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y sí está sujeto a IVA (que nos podremos deducir).
  • Otros servicios exteriores: el IVA de este tipo de gasto es deducible en la medida en que lo sean los gastos.
  •  Tributos fiscalmente deducibles: estos tributos no suelen llevar IVA, no obstante, hay algunos precios públicos que si están sujetos a este impuesto. Tal es el caso del canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.
  • Gastos financieros: por su naturaleza no llevan IVA.
  • Bienes de Inversión: el IVA de los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, también es deducible y a diferencia de lo que ocurre con el gasto del IRPF, el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien.

De este modo, si se compra un equipo informático de 1.000€ de base imponible y 180€ de IVA, los 180 los  podremos deducir en el trimestre en que realicemos la compra, mientras que las base imponible la tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto el IRPF.

Especial atención merece el caso de los vehículos afectos a la actividad. Por norma general se entiende que el IVA de los vehículos se puede deducir al 50%, como también ocurre con el IVA de los gastos relacionados con el mismo (proveniente de reparaciones, carburante, revisiones, etc.). Salvo que la naturaleza de la actividad permita una deducción del 100% ej: Comerciales.