REQUISITOS PARA QUE UN GASTO SEA DEDUCIBLE
- Tienen que estar vinculados a la actividad, es decir, que pueda demostrarse que el gasto es para el desarrollo de la actividad y que no corresponde a tu vida privada.
- Siempre justificados con facturas a tu nombre, incluyendo datos completos de emisor y receptor y desglose de IVA. Según la normativa de facturación, en algunos casos también puede deducirse IVA de facturas simplificadas.
- Deben registrarse en la contabilidad o libros-registro.
Su cumplimiento es importante para que, en el caso de tener una inspección, pueda defenderse adecuadamente cada gasto.
Además de lo anterior, es importante destacar tres puntos más:
- El plazo máximo para deducir el IVA de una factura de gasto es de cuatro años desde la fecha de emisión de dicha factura. Si superamos este plazo, se pierde el derecho a deducción.
- El IVA será deducible en la proporción en que el gasto esté afecto a la actividad (la vinculación de la que hablamos en el primer requisito), es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente será deducible a la mitad.
- En cuanto a los «tickets», no son deducibles al no poder identificar quién ha realizado el gasto. Insistimos en que siempre pidas factura de los gastos de tu actividad.
Por tanto, habrá compras en las que sí podremos incluir el IVA soportado como deducible y otras en las que solamente podremos incluir el gasto de cara a la declaración de la Renta (IRPF) en nuestra contabilidad sin posibilidad de restar el IVA que hemos abonado.
A partir de aquí, dividimos esta guía en dos partes: gastos deducibles en IRPF y gastos deducibles en IVA.
GASTOS DEDUCIBLES EN IRPF
A continuación os facilitamos la relación de gastos deducibles en IRPF desde el 1 de enero de 2015, tanto en estimación directa simplificada como en estimación directa normal.
- Consumos de explotación: Compra de stocks, mercaderías, materias primas, envases, embalajes y actividades accesorias. El gasto es totalmente deducible.
- Sueldos y salarios y otros gastos de personal: El pago a los trabajadores en concepto de sueldos, dietas, pagas extraordinarias y asignaciones para gastos de viajes, así como retribuciones en especie, premios e indemnizaciones serán gastos deducibles. También los gastos de formación, los seguros de accidente del personal, los obsequios y contribuciones a planes de pensiones.
- Seguridad Social a cargo de la empresa: Incluye cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores y las del propio autónomo.
- Arrendamientos y cánones:alquileres, cánones, asistencia técnica, leasing (no siendo terrenos, solares u otros activos no amortizables), gastos de mantenimiento, repuestos cuando no sean una ampliación o mejora que se consideren inversiones amortizables en varios años.
- Servicios de profesionales independientes:este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y podrá deducirse en su totalidad. Puede ser el caso de notarios y registradores.
- Tributos fiscalmente deducibles:tales como el IBI (Impuesto de Bienes Inmuebles) o IAE (Impuesto de Actividades Económicas). No serán deducibles las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda. En el caso de profesiones exentas de IVA, las cantidades soportadas podrán deducirse en el IRPF.
- Amortizaciones: En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán de acuerdo a la tabla de amortizaciones simplificada facilitada por Hacienda. El importe de la base imponible del bien a amortizar se deducirá a lo largo de varios periodos.
- Gastos financieros: como los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas e intereses de demora por aplazamiento de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que deriven de la utilización de capital propio.
- Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (solo si no están respaldados por avales, seguros, etc.), deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
- Otros gastos deducibles: por ejemplo la adquisición de libros, la suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos o conferencias), cuotas a asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
- Gastos de difícil justificación: a partir de enero de 2015, de acuerdo con la reforma fiscal, se establece un límite anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
- Arrendamientos y cánones: es un tipo de gasto muy frecuente. Si se trata de alquileres sujetos a IVA, por ejemplo el alquiler de un local para el desarrollo de la actividad, el IVA será deducible al 100%.Provisiones fiscalmente deducibles: solo los autónomos en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
CASOS «ESPECIALES» EN IRPF
Destacamos ahora casos «especiales» en IRPF en los que Hacienda es más exigente a la hora de pedir justificación para la afectación de dichos gastos a la actividad.
Local u oficina específico para la actividad.
No presenta problemas siempre que Hacienda tenga constancia. Podrán desgravarse todos los gastos asociados al local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos relacionados con la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si se tratase de una compra.
Local u oficina en vivienda.
Debe ser notificado a Hacienda, indicando el porcentaje dedicado a la actividad (recomendamos entre el 20% y el 25%). Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. Siempre con facturas a tu nombre.
Teléfono móvil.
Si solo se dispone de una línea de móvil, Hacienda permite deducir el 50% de la línea, considerando que el 50% restante se dedica a llamadas relacionadas con tu vida personal.
Vehículo particular.
A efectos de IRPF solo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades comerciales, así como repartidores, taxistas, transportistas, mensajeros o autoescuelas. El resto de autónomos no podrán deducir los gastos en IRPF. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida.
Gastos de viajes y representación.
Podrás desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren, autobús, metro…), como los de estancia en hoteles y gastos de comidas o cenas. Es imprescindible acreditar el carácter profesional en estos gastos. Las comidas de trabajo son unos de los más debatidos, conviene limitarlos a la lógica de la actividad y anotar siempre el motivo. Hacienda establece límites a la hora de deducir este tipo de gastos.
Gastos de vestuario.
Solo se admite el gasto en ropa profesional, como es el caso de los uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.
Os recomendamos echar un vistazo a este artículo, donde aclaramos la deducibilidad de gastos en invitaciones, cestas de Navidad y obsequios.
Gastos no deducibles en ningún caso.
Multas y sanciones, recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones en Hacienda, donativos y liberalidades, pérdidas del juego, gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales y tampoco el IVA soportado que resulte deducible en la declaración de IVA.
GASTOS DEDUCIBLES EN IVA
A continuación analizamos los gastos más frecuentes de los autónomos y su repercusión para el IVA:
- Consumos de explotación: Compra de stocks, mercaderías, materias primas y actividades accesorias. El IVA es totalmente deducible. Si el gasto va en proporción, el IVA también será proporcional.
- Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y podremos deducir el IVA en su totalidad. Puede ser el caso de notarios y registradores.
- Otros servicios exteriores:el IVA de este tipo de gasto es deducible también en la medida en que lo sean los gastos.
- Gastos financieros: por su naturaleza no llevan IVA.
- Tributos fiscalmente deducibles:estos tributos no suelen llevar IVA. No obstante, hay algunos precios públicos que si están sujetos a este impuesto, como el canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.
- Bienes de inversión:el IVA de los bienes que deben amortizarse también es deducible. A diferencia de lo que ocurre con el gasto en IRPF, el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien. Por lo tanto, si compras un ordenador de 1.000€ y 210€ de IVA, los 210€ podrás deducirlos en el trimestre en que realices la compra, mientras que la base imponible (1.000€) habrá que amortizarla a lo largo de varios periodos.
CASOS «ESPECIALES» EN IVA
Destacamos ahora casos «especiales» que suelen generar más dudas en IVA:
Vehículos.
Se entiende que el IVA en los gastos de un vehículo se puede deducir al 50% (incluyendo reparaciones, revisiones, etc.). En cualquier caso, Hacienda no admite más de un 50% de afectación, salvo que la naturaleza de la actividad permita una deducción del 100% como es el caso de los comerciales, repartidores o taxistas cuyo vehículo está completamente vinculado a la actividad.
*En este otro artículo podéis ampliar este tema.
Transporte público.
En principio, se aceptan todos los gastos de desplazamiento de la actividad, como pueden ser taxis, billetes de avión, tren, metro y autobús. Aconsejamos anotar el motivo o el nombre de la persona que visitamos. Si no disponemos de factura, solo un ticket o justificante de pago, el IVA no será deducible.
Suministros.
Una vez declarado en Hacienda (modelo 036/037) el porcentaje de afectación de vivienda, el cual recomendamos que sea entre el 20% y el 25%, y siempre que las facturas de agua, calefacción, electricidad… estén a tu nombre, podrás desgravarte el gasto y su IVA en proporción. Si se trata de un local 100% dedicado a la actividad, el IVA de los suministros será deducible en su totalidad.
Compra de libros y la suscripción a revistas profesionales.
Siempre que tengan relación con la actividad son deducibles.
Comidas y hospedaje.
Se entiende que en tu actividad puede surgir tener que comer fuera o alojarte en un hotel. Muy importante, por tanto, que esté justificado y no exceder demasiado en estos gastos. Lo mejor es limitarlo a la lógica de la actividad y siempre aportando facturas completas, no estando de más anotar en el reverso los datos de las personas con las que se ha estado y el motivo. Si se trata de invitaciones, el IVA no será deducible.
Ropa.
Solo será deducible en caso de tratarse de uniformes de trabajo o prendas con el logo o distintivo.
Insistimos en recordar que ningún gasto será deducible en IVA si no se dispone de la correspondiente factura legal a tu nombre. Por lo tanto, no podrá desgravarse el IVA de tickets, albaranes y similares.
Aquí podéis consultar los datos que debe contener una factura completa.
Descargar Guía gastos deducibles en IRPF e IVA en PDF
